A comunicação rege as vidas humanas. E não teria como ser diferente nas empresas, onde lidamos com os mais variados perfis de pessoas.

No dia a dia corporativo, precisamos nos comunicar constantemente com colegas de trabalho, fornecedores, clientes ativos, clientes em potencial e ainda monitorar as informações trocadas nessas relações. Além disso, uma boa gestão de comunicação nas empresas passa pelo controle de custos.

É pensando nesses pontos importantes que trazemos esse artigo fresquinho. Vamos conhecer as melhores estratégias em comunicação nas empresas? Acompanhe!

Método TEM de gestão da comunicação nas empresas

O termo traduzido do inglês para o português significa “Gestão de despesas em telecomunicações”. É uma metodologia criada na década de 1980 e que agrupa um conjunto de ferramentas e processos focados em otimizar recursos.

A técnica ajuda empresas a agilizar processos, identificar falhas e ser mais eficiente nos gastos de recursos. Abaixo, mostraremos os passos de implementação dessa técnica.

Gestão de faturas

É importante reunir faturas para a análise dos dados de cobrança. Com as faturas mais recentes, de até um ano, podemos aprender sobre o padrão de consumo da empresa. É preciso observar horários mais comuns de ligações, assim como regiões ou cidades mais discadas.

Essa apuração é importante na hora de negociar planos com as operadoras de telefonia. Sabendo os horários e cidades que a empresa mais precisa ligar é possível negociar descontos em tarifações, por exemplo.

A análise de faturas também permite a identificação de valores indevidos. Um simples erro no sistema da operadora pode levar sua empresa a pagar além do utilizado. Para cobranças indevidas, a Anatel determina que faturas de até 3 anos podem ser ressarcidas.

Gestão de contratos

A verificação contratual deve ser uma prática, assim como a análise de faturas. É muito comum contratarmos um serviço e não utilizarmos tudo o que nos foi oferecido no início. Isso ocorre devido às ofertas e promoções das operadoras, que sempre nos dão mais do que pedimos para conquistar clientes.

O que pode ser vantajoso — porque recebemos promoções — acaba sendo desperdício, pois não utilizamos tudo. Com os dados de faturas e de contratos, é possível verificar essas discrepâncias de utilizações.

Outro ponto importante na análise de contratos é poder verificar a precificação de tarifas oferecidas no ato da compra e as praticadas na fatura. Além de poder aproveitar promoções novas da operadora, mesmo sendo um cliente antigo.

Gestão de inventário

Realizar um inventário de todos os recursos de telecomunicações e equipamentos da área é essencial para entender o fluxo de trabalho e processos do setor. Somente depois de compreender essas questões é que será possível reduzir custos na infraestrutura e, até mesmo, realizar investimentos.

Utilizando os dados de contrato e o mapeamento do inventário, podemos verificar equipamentos redundantes, estruturas obsoletas e pontos desativados ou que precisam de manutenção.

Gestão de uso

Após verificar faturas e contratos, é hora de checar o comportamento dos colaboradores mediante as telecomunicações. 

A capacidade da Internet, por exemplo, é suficiente para a empresa ou a lentidão está atrapalhando os negócios? Precisamos de reuniões ao telefone durante um turno inteiro? 

Saber como a empresa está utilizando os recursos de comunicação é uma vantagem na gestão de negócios. Assim é possível criar políticas de uso, programas de economia, alinhar normas de conduta ou encontrar brechas para serem corrigidas.

O principal objetivo aqui é garantir uma estrutura que seja precisa e pontual. Assim como não toleramos que nos faltem recursos para trabalhar, precisamos pensar no oposto caso. Qualquer coisa que sobra, até mesmo a velocidade rápida de Internet, é um desperdício.

Gestão de despesas

Aplicar os passos anteriores já fornece dados suficientes para realizar a gestão de despesas. Agora é o momento de agir mediante as falhas e discrepâncias encontradas.

Realizar a gestão de despesas é intervir no momento correto para otimizar recursos. Mais do que economia de capital, é buscar a eficiência daquilo que se faz.

Então não é para sair cortando tudo o que está gerando uma despesa alta. É importante observar os dados coletados e ir atrás de soluções que realmente melhorem os processos do negócio e deem qualidade de serviço.

Investimento tecnológico

Essenciais para diminuir distâncias geográficas, as telecomunicações não podem gerar mais custos do que lucro.

Essa é uma regra para tudo dentro das empresas, porém, a comunicação é uma das áreas centrais de um negócio. Se ela gera um custo alto, pode levar uma empresa à falência.

É possível aplicar aliados tecnológicos à metodologia TEM. Recursos como softwares de gestão, tarifadores ou gravador de ligações podem auxiliar na boa gestão de comunicação nas empresas.

Investir em novas tecnologias significa reduzir gastos com sistemas obsoletos, agilizar processos defasados e ter mais qualidade nos serviços. Alguns recursos digitais são gratuitos, como o Skype, que permite realizar chamadas de voz e conversas de texto.

Serviço especializado

Os tópicos mostrados acima fazem parte de uma excelente gestão de comunicação nas empresas. Aplicar atitudes como essas pode representar uma grande economia. E sabemos o que uma empresa faz com um orçamento bem equilibrado: ela cresce.

Mas realizar todas essas atividades exigem muito esforço em conjunto, tempo para desenvolvimento e planejamento. Muitas vezes, só de pensar em começar uma gestão de comunicação nas empresas, os gestores já ficam com enxaqueca.

Acredite, não é preciso enfrentar tudo isso sozinho. Empresas especializadas na gestão de telecomunicações possuem uma equipe capacitada e focada nas melhores soluções para empresas de qualquer tamanho.

Por serem especialistas no assunto, tais empresas dispõem de programas específicos para a análise de faturas, tarifas e contratos, podendo tornar essa tarefa mais rápida e eficiente do que realizar de forma manual no escritório da empresa.

É importante se certificar que essas empresas façam:

  • relatórios periódicos para que você possa acompanhar a solução oferecida;
  • centralizem informações pertinentes e otimizem seus recursos, facilitando a sua gestão;
  • façam auditorias de cobranças, tanto para telefonia fixa, móvel e para Internet. Essas auditorias devem incluir contratos e faturas;
  • devem entrar em contato com as operadoras, a fim de negociar planos e, até mesmo, recuperar valores indevidos;
  • análise de operadoras, para que sua empresa possa escolher não somente o melhor plano, mas a melhor prestadora de serviço de comunicação.
  • façam o acompanhamento de todo o processo, desde a auditoria de faturas até a redução dos custos nos meses seguintes.

Realizar uma boa gestão de comunicação nas empresas é algo cansativo e que demanda tempo para planejamento e desenvolvimento. Porém é algo que recompensa muito as companhias, tanto na redução do orçamento quanto na otimização de processos e da qualidade de serviços.

Aproveite o momento e entre em contato com a Flex Brasil para um auxílio especializado na redução de custos de comunicação nas empresas!

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